FAQ – Domande frequenti su Accesso Civico

Il registro degli accessi, introdotto per la prima volta con la delibera ANAC n. 1309/2016, contiene l’elenco delle richieste di accesso presentate e riporta l’oggetto e la data dell’istanza e il relativo esito con la data della decisione. Il Registro è pubblicato nella Trasparenza dell’Ente. Le indicazioni operative per la realizzazione del registro sono contenute nella Circolare n. 1/2019, “Attuazione delle norme sull’accesso civico generalizzato (c.d. FOIA)”.

Tale strumento informatico ha un duplice obiettivo: agevolare i cittadini nell’invio delle istanze di accesso, nella consultazione di richieste di accesso già presentate e nel monitoraggio dell’andamento. Allo stesso tempo aumenta l’efficacia organizzativa del settore pubblico nella gestione delle richieste di accesso, anche per le richieste di accesso agli atti.

Sì. L’Ente può tuttavia valutare l’impatto complessivo delle richieste sul buon andamento della sua azione e, nel caso l’onere derivante sia irragionevole, può rifiutare di dare l’accesso al richiedente.

Prima di prendere qualsiasi decisione, l’Ente deve contattare il richiedente e assisterlo nel tentativo di ridefinire l’oggetto della sua istanza, rendendolo compatibile con i principi di buon andamento e di proporzionalità.

Nel caso il richiedente non intenda modificare la propria richiesta, l’amministrazione potrà rifiutare la richiesta di accesso, indicando i motivi per i quali la si ritiene irragionevole.

No, non esiste un limite al numero di documenti che il cittadino può richiedere. L’unica condizione da rispettare è che la richiesta sia ragionevole, cioè non pregiudichi il buon funzionamento dell’amministrazione.

Per valutare la ragionevolezza della richiesta occorre considerare:

• l’eventuale attività di elaborazione (ad es. oscuramento di dati personali) che l’amministrazione dovrebbe svolgere per rendere disponibili i dati e documenti richiesti
• le risorse interne che occorrerebbe impiegare per soddisfare la richiesta, da quantificare in rapporto al numero di ore di lavoro per unità di personale
• la rilevanza dell’interesse conoscitivo che la richiesta mira a soddisfare

Sì: la pubblica amministrazione non può rifiutarsi di dare accesso ai documenti che risalgono a una data anteriore all’entrata in vigore del D.lgs. n. 33/2013 o del D.lgs. n. 97/2016. Motivare un eventuale rifiuto all’accesso sulla base di un limite temporale di dati o documenti rappresenta pertanto una violazione della normativa.

Sì. L’Ente può respingere la richiesta – del tutto o in parte – soltanto nel caso sia necessario proteggere gli interessi pubblici o privati specificati dalla normativa. Affinché il rifiuto non risulti parzialmente illegittimo, l’Ente dovrà inoltre indicare il motivo della mancata trasmissione dei documenti richiesti.

Il richiedente può presentare una domanda di riesame al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT), che avrà venti giorni per prendere una decisione mediante un provvedimento motivato.

L’Ente ha trenta giorni dal ricevimento della richiesta di accesso generalizzato per rispondere attraverso un provvedimento espresso e motivato, da comunicare al richiedente e agli eventuali controinteressati. È possibile derogare al termine dei trenta giorni soltanto se l’esito della richiesta debba essere comunicato a un controinteressato. In questo caso, il termine può essere sospeso fino a dieci giorni.

L’ufficio che ha ricevuto la richiesta deve inoltrarla tempestivamente all’ufficio competente, informando il richiedente. Nella comunicazione al richiedente è importante specificare che il termine ultimo per provvedere verrà calcolato a partire dall’effettiva ricezione della richiesta da parte dell’ufficio competente.

Il cittadino può inoltrare una richiesta di accesso generalizzato all’ufficio che detiene i dati e/o i documenti, all’ufficio relazioni con il pubblico (URP) o altro ufficio indicato dall’amministrazione all’interno della sezione “Amministrazione Trasparente” del sito istituzionale.

No, chi inoltra una richiesta ha la facoltà di motivarla, ma non l’obbligo. La pubblica amministrazione non può dunque esprimere valutazioni sulle ragioni della richiesta.

No, la normativa non prevede l’obbligo per il richiedente di specificare i dati o i documenti che intende ottenere. Nel caso la domanda sia eccessivamente vaga e non consenta all’Amministrazione di comprendere l’oggetto della richiesta (c.d. richiesta generica), oppure sia volta ad accertare il possesso di dati o documenti da parte dell’Amministrazione (c.d. richiesta esplorativa), l’Ente dovrà assistere il cittadino e aiutarlo a definire adeguatamente l’oggetto della domanda.

No, un eventuale regolamento o altro atto interno può regolare esclusivamente i profili di rilevanza interna, come ad esempio di carattere organizzativo e procedurale. Non può invece determinare le categorie di atti sottratti all’accesso generalizzato, che sono disciplinati dal Decreto Legislativo.

La piattaforma Accesso Civico consente di gestire le richieste di accesso civico semplice, generalizzato (c.d. FOIA) e documentale in modalità digitale, nel pieno rispetto della normativa, con un risparmio sensibile in termini di tempistiche e di risorse.

Il software permette di:

• Centralizzare le richieste pervenute via web, via mobile o presso lo sportello fisico in un unico pannello gestionale
• Smistare le richieste tra differenti uffici o operatori, in modo automatico o manuale
• Classificare le richieste per categoria e livello di priorità
• Monitorare la gestione e l’avanzamento delle richieste
• Coinvolgere gli RPCT e gli uffici necessari
• Archiviare le istanze a norma GDPR
• Consultare le statistiche

Maggiori informazioni

L’intera infrastruttura applicativa è integrata e integrabile con le piattaforme abilitanti SPID e CIE. DigitalPA è ufficialmente accreditata da AGID come soggetto aggregatore SPID. Tutti gli applicativi targati DigitalPA offrono ai propri utilizzatori l’accesso SPID come servizio integrato, senza dover effettuare alcun passaggio ulteriore. I cittadini, tramite accesso SPID/CIE, possono accedere alla propria area riservata.

È possibile prevedere una completa integrazione con i vari sistemi di gestione protocollo in uso presso l’Ente, in conformità alle circolari FOIA vigenti.

Certo. Gli Enti che già dispongono dell’applicativo TrasparenzaPA vedranno automaticamente popolato il registro degli accessi in tempo reale.

Il sistema di autenticazione per l’accesso all’applicativo, che include sia il portale pubblico che il pannello gestionale, è conforme alle disposizioni del Regolamento Generale sulla Protezione dei dati (GDPR). Il software, installato in cloud su server certificati per la PA, garantisce inoltre la massima sicurezza applicativa, grazie a strumenti avanzati e sempre aggiornati di protezione dagli attacchi e al monitoraggio 24/7.

Sì, i cittadini potranno raggiungere l’area dedicata alle richieste di accesso civico attraverso un link presente sul sito istituzionale, accedendo tramite SPID o CIE. È possibile inoltrare una richiesta anche inserendo soltanto nome, cognome e indirizzo email.

Accesso Civico fa parte della suite DigitalPA dedicata alla comunicazione istituzionale e alla trasparenza amministrativa, che include anche Portale eGov, sito istituzionale a norma AgID, TrasparenzaPA e ProntoURP.

Maggiori informazioni

Sì, gli operatori verranno resi autonomi nell’utilizzo della piattaforma attraverso un programma formativo, concordato in sede contrattuale. L’obiettivo è consentire ai Clienti di usufruire del 100% delle potenzialità della piattaforma.

Le tempistiche di installazione e attivazione sono brevissime. Successivamente alla formazione del personale e all’autorizzazione alla visibilità della piattaforma Accesso Civico, i sistemi saranno resi accessibili al pubblico e al personale addetto.

Nell’eventualità siano richieste personalizzazioni grafiche o funzionali, i tempi di implementazione dovranno essere valutati caso per caso.

Le Amministrazioni che adottano Accesso Civico PA possono contare sull’assistenza diretta offerta dall’help desk DigitalPA. Al momento della sottoscrizione del contratto, vengono forniti i contatti prioritari per ottenere supporto.

Inoltre, tramite il pannello di controllo del software, è possibile accedere facilmente alla sezione dei manuali e trovare il link diretto per contattare l’help desk.

• D.Lgs. n. 33/2013, “Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni”
• D.Lgs. 97/2016, “Revisione e semplificazione delle disposizioni in materia di prevenzione della corruzione, pubblicità e trasparenza, correttivo della legge 6 novembre 2012, n. 190 e del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33, ai sensi dell’articolo 7 della legge 7 agosto 2015, n. 124, in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche”
• Delibera ANAC n. 1309 del 28 dicembre 2016, “Linee guida recanti indicazioni operative ai fini della definizione delle esclusioni e dei limiti all’accesso civico di cui all’art. 5 co. 2 del D.Lgs. 33/2013”
• Circolare n. 1/2019, “Attuazione delle norme sull’accesso civico generalizzato (c.d. FOIA)”

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