L’amministrazione, prima di decidere sulla domanda, deve contattare il richiedente e assisterlo nel tentativo di ridefinire l’oggetto della richiesta entro limiti compatibili con i principi di buon andamento e di proporzionalità. Soltanto qualora il richiedente non intenda riformulare la richiesta, la pubblica amministrazione può rifiutare la richiesta di accesso, indicando i motivi per i quali ritiene che la richiesta sia irragionevole.